仕事がやり易い事務所へ（行政書士）

・私は行政書士をしていますが、業務作業は事務所で行うのですから事務所内の整理整頓とか備品の配置には高い関心を持っています。加えて接客についても重要だと感じています。
意外に思う方も多いかと思いますが、許認可申請業務をしておりますと作成書類も多く、作成のための資料も多く、業務を迅速にかつ正確に進めるためには作業スペースが多く必要になってくる、と痛感しています。このためには限られた事務所スペースを工夫して構築（配置等）していく事が重要と感じております。現状の事務所内の再配置、再構築ですね。
・ところで同業者との会話では事務所について話題になる事がほとんどありませんね。あっても賃借物件についての話題ですね。事務所内の配置等についての話題は出ませんね。

・話を戻します。事務所作業に関してもう一つ留意しなければならない重要な事は、受託した業務を完了するまでには何日もの日数が必要となる。この間に別の業務依頼を受ければ同時並行的に複数の作業を行う事になります。この結果、数件の依頼について並行して作業を行う事もあります。
こうなると私の頭の中も混乱します。加えて各々の受託業務ごとの書類が混合すれば大変です。別のお客様の書類が混合しないように厳密に区別できるシステムを設ける必要があります。
重要なのは『厳密に区別するように気を配る』ではなく『当然に区別できるシステムの構築を行う』という事です。

・同業者の行政書士事務所を訪問する機会は何度かありました。それらの事務所内を眺めて彼らの創意工夫を感じ取ってきたかったのですが、残念ながら良い情報を得る事は難しいですね。だから自分なりに考えて工夫していかざるを得ません。無い知恵を絞り苦悩しました。

・その結果、至った結論を記載します。
①私の事務所の本棚は下半分を空白にしています。加えて自作の棚を幾つか空白部分に増やしています。『この空白の棚に作業中の書類とか資料類を並べるのです』。正本副本を何部か印刷する際にも使用します。作業を迅速かつ正確に進めるためのスペースを設けたのです。
来客から見ると「書籍の少ない行政書士だな。本棚が随分空いている。彼に依頼しても大丈夫か？」と不安になるかも知れませんね。
その意味では、利用しない書籍を所狭しと並べておく方が見栄えは良くなるのでしょうが・・・。

②もう一つ本棚がありますが、これは施錠のできる形式です。ここも下半分は空です。ここにA４書類が入る大きさの収納バスケット（籠）を10個ほど並べています。受託中の業務を各々別々に１バスケットづつを充てています。これで受託業務毎の書類を区別して保管しています。混在を防ぐのです。現状は１０件までの受注に対処できる体制です。
この体制をとった結果、同時に並行している業務が常時目に入る。進捗状況の確認がすぐにできる。という副産物効果が得られています。

③業務が完了すれば当該バスケット内の書類を取り出して、封筒に入れて長期保管します。不要書類はシュレッダー処分です。
この封筒も本棚に並べています。封筒の右端に顧客名と業務名を記載してその後の利用に便宜を図っています。。
この封筒内の資料が後日別件で得た業務の参考になる事が頻繁にあります。　自分のノウハウの蓄積と再利用ですね。そのためには封筒の保存方法にも熟慮しています。出し入れの際にも工夫が大事です。取り出した場所には下敷きを差し込み目印とし、返却する際には下敷きの場所に差し込みます。　現状はこのようなところです。

だから私の事務所本棚は閑散とし、かつ書籍は少なく封筒に入れた資料が多いのです。「利用しない立派な書籍を所狭しと並べておく事はしません」。

・事務所にはもう一つ重要な役目である『来客対応』があります。私の事務所構造はワンフロア（1室）ですから何もかも混在です。
ワンフロアを入り口スペース、接客スペース、業務作業スペースに仕切る必要性を感じました。
これについては過去に別ページで記載しました。興味のある方は一読いただければ幸です。　☞　参照：　来客対応　、　お役様に出す茶菓

◇そうそう肝心な事を忘れていました。
業務作業中に予期せぬ来客がこられる事があります。来客対応は作業中の業務の業務中断を意味しますね。
加えて来客の書類を新たに広げる事になる。別のお客様の書類が混在する危険が発生します。

・そこで対策ですが、上述した「作業中の書類とか資料類を並べる空白の棚」は２セット準備してあります。
１セットは作業中のお客様の書類を並べて使用中。もぅ１セットは使用していません。ここに予期せぬ来客の書類を並べるのです。
そのようにしてトラブル防止対策としています。
一人親方ですから事務所をどのように使っても文句は来ません。安心して機能的に使用できるよう心がけています。

◇当事務所は三重県津市と松阪市の境界の香良洲町にあります（行政書士小野和男）
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