遅延理由書の書き方

◇遅延理由書の書き方

許認可業務に関する申請書とか届出書を官公庁に提出する場合、法律等に定められた期間経過後であれば遅延理由書の提出を求められることがあります。

役所から書式を提示していただければそれを参考に作成できますが、書式が無く任意的な書式でよい場合が多いかと感じています。私は建設業許可申請の更新とか産業廃棄物収集運搬業の更新申請の際に直面します。

遅延理由書ですから遅延理由を記載する事になりますが、これがなかなか難しいと感じています。実際に遅延しているわけですから何らかの理由はあるわけですが、その理由をそのまま記載して問題はないのかという事が気になります。
大抵の場合は「更新申請が必要とは知らなかった。」「申請が必要とは知っていたが、時期を記憶していなかった。」「更新申請が重荷に感じ、ついつい先延ばししていた。」
といった怠慢か安易な気持ちから遅延するのでしょう。 更新期間末期になって慌てて作業をしたが間に合わなかった。という事が現実でしょうか。

・ところで許認可申請に際して遅延理由書が必要になる場合は、推測するに遅延理由書を提出すれば許認可申請審査が前に進む。許認可が得られる。という状況が裏に隠れているのではありませんか・・・。
絶対に許認可がおりない場合であれば遅延理由書を提出せよとは言わないはずだと推測しますが・・。
だから絶対に書いて提出すべきですね。

・ところで実際に遅延理由書に記載する文言ですが悩ましいですね。
私の場合は「……届け出が必要な事を失念していました。今後は期間内に提出する事を遵守します。……」等の表現を使用する事があります。
要は「忘れていました→失念という表現」で理由を記載し、「今後は法を遵守します」という反省を記載して遅延理由書の核心としています。
決して言い訳をダラダラ書く事はしません。

この表現の適否はわかりませんが、この表現で許されています、今のところは。

ただし、更新時期内に更新しない場合は許可が取り消される制度もありますから、注意してください。許可が取り消されていれば、再度許可申請から行う必要があり、遅延理由書云々の問題ではありませんから要注意です。届け出期間、申請期間について安易に考えてはいけません。

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